Was gehört in eine gute Schichtübergabe?
Nur das, worauf die nächste Schicht handeln oder achten muss. Eine Übergabe ist kein Tagebuch der Schicht. Wenn die übernehmende Leitung mit einer Zeile nichts anfangen kann, gehört sie nicht hinein.
- Gäste, die etwas brauchen: eine Anreise mit Wunsch, eine offene Beschwerde, ein Gast, dem es nicht gut geht.
- Offene Punkte, jeder mit einer verantwortlichen Person und einer Frist.
- Was defekt ist, wer Bescheid weiß und ob ein Zimmer gesperrt ist.
- Was in der nächsten Schicht ankommt oder stattfindet.
- Ein kurzes „Achtung“: das, was Sie einer Kollegin an der Tür sagen würden.
- Die wenigen Zahlen, die beim Wechsel zählen, und die Unterschrift beider Schichtleitungen.
Warum braucht jeder offene Punkt eine verantwortliche Person und eine Frist?
„Minibar 104 nicht gebucht“ ist eine Notiz. „Minibar 104 auf die Rechnung buchen, L. A., bis 9:00 Uhr“ ist eine Aufgabe. Die erste wird gelesen, abgenickt und vergessen, sobald es am Empfang voll wird. Die zweite hat eine Person und eine Uhrzeit, also kann die nächste Leitung sie prüfen und die übernächste sehen, dass sie erledigt ist.
Wenn noch niemand einen Punkt übernehmen kann, ist die übernehmende Leitung verantwortlich, bis sie ihn weitergibt.
Schriftlich oder mündlich übergeben?
Beides. Erst schreiben, dann zwei Minuten persönlich die offenen Punkte durchgehen. Die schriftliche Übergabe übersteht einen vollen Morgen und einen Krankheitstag; in der mündlichen fragt die übernehmende Leitung: „Welcher Gast in 207?“
Halten Sie den schriftlichen Teil so kurz, dass er in fünf Minuten gelesen ist. Wenn er über eine Seite geht, ist es vermutlich ein Tagebuch.
Wie unterscheiden sich Übergaben an Empfang, im Housekeeping und im Nachtdienst?
- Empfang: Gäste und Rechnungen. Anreisen mit Wünschen, offene Beschwerden, ausstehende Zahlungen, das Wechselgeld.
- Housekeeping: Zimmer. Nicht fertige Zimmer, gesperrte Zimmer, frühe Check-ins, gefundene Fundsachen, Wäsche und Material, das knapp wurde.
- Nachtdienst: was über Nacht passiert ist und was der Morgen nicht verpassen darf. Vorfälle, No-Shows, späte Anreisen, alles, was der Tagesabschluss nicht klären konnte.
Was gehört nie in eine Übergabe?
Ein Übergabebuch lesen viele Menschen, und es wird lange aufbewahrt. Behandeln Sie es wie jede andere Aufzeichnung über Gäste und Mitarbeitende.
- Gesundheitsangaben über das hinaus, was die nächste Schicht braucht. Schreiben Sie „215: Allergie-Hinweis im Profil, mit der Küche abstimmen“, nicht die Diagnose.
- Kartennummern, Passwörter und Türcodes.
- Meinungen über Kolleginnen und Kollegen. Personalthemen gehen an die Leitung, nicht ins Buch.
Bewahren Sie Übergaben auf Papier verschlossen auf und entsorgen Sie alte nach einem festen Zeitplan.
Allgemeine Informationen für den Hotelbetrieb, keine Rechts-, Steuer- oder Arbeitsrechtsberatung.
Fragen
Was ist eine Schichtübergabe im Hotel?
Die schriftliche Notiz, die eine Schicht der nächsten hinterlässt: was passiert ist, was offen ist und wer jeden offenen Punkt bis wann übernimmt. Empfang, Housekeeping und Nachtdienst machen bei jedem Wechsel eine.
Wie lange sollte eine Schichtübergabe dauern?
So kurz, dass die übernehmende Leitung sie in etwa fünf Minuten lesen kann, plus zwei Minuten persönlich zu den offenen Punkten. Dauert es länger, ist es vermutlich ein Tagebuch der Schicht.
Darf ich die Vorlage anpassen?
Ja. Laden Sie sie als CSV herunter, öffnen Sie sie in einer Tabellenkalkulation und passen Sie die Abschnitte an Ihr Hotel an. Behalten Sie die Spalten für Verantwortung und Frist.